Vous êtes un professionnel du bâtiment et vous en avez marre de passer des heures à gérer votre comptabilité chaque jour ?
Heureusement pour vous, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions pour vous simplifier la tâche, parmi lesquelles les logiciels de comptabilité.
Fonctionnement, avantages, choix du logiciel : passons en revue les principaux éléments à connaitre pour profiter au mieux de cet outil de gestion administrative.
Quel est le meilleur logiciel de comptabilité bâtiment ?
Parmi le grand nombre de logiciels de comptabilité existants, il en est un qui se démarque des autres : Sage Batigest.
Conçu à destination des professionnels du bâtiment, ce logiciel possède plusieurs atouts. Il vous apporte une solution complète pour gérer votre entreprise, en proposant notamment :
- l’édition de devis et factures optimisés ;
- l’analyse de vos données pour développer sainement votre entreprise ;
- le suivi de vos chantiers ;
- des alertes pour les appels d’offres disponibles dans votre région.
Très complet, le logiciel vous permettra de réunir en un seul et même endroit toutes les informations dont vous avez besoin pour votre entreprise : fichiers clients, bibliothèque d’ouvrages, factures, échéanciers, etc.
Le logiciel propose par ailleurs une application mobile, qui vous permettra d’accéder à vos données n’importe où et n’importe quand. Un atout particulièrement intéressant si vous bougez régulièrement !
Pourquoi devez-vous utiliser un logiciel de comptabilité bâtiment ?
En tant que professionnel du bâtiment, vous devez gérer tout un ensemble de tâches au bâtiment : votre travail en tant que tel, mais également tout ce qui touche à la comptabilité.
La réalisation de devis et de factures reste néanmoins une tâche très chronophage et répétitive. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut donc grandement vous faciliter la vie.
Éditez des devis et factures professionnels
La réalisation de devis et factures en accord avec la législation française est un gage de sérieux pour vos clients. En utilisant un logiciel dédié, vous faites ainsi preuve de professionnalisme, ce qui est un atout majeur pour votre entreprise.
Par ailleurs, les factures et les devis doivent contenir plusieurs mentions légales obligatoires.
Si vous réalisez vos documents à la main ou à l’aide d’un traitement de texte, vous risquez donc d’oublier certaines informations essentielles. D’autant plus de nouvelles mentions deviennent parfois obligatoires sans que vous en soyez informé.
L’utilisation d’un logiciel vous permettra donc de rester parfaitement en règle, sans avoir à vous soucier des nouvelles réglementations.
Pour finir, il est important de garder une certaine unité entre vos différents devis et factures. Automatiser cette tâche vous permettra donc de créer vos documents simplement, tout en conservant la même ligne de conduite pour chaque client.
Évitez les erreurs ou les oublis
Éditer un devis à l’aide d’un simple traitement de texte est en général déconseillé pour les professionnels. Car cela ne pose pas uniquement problème au niveau des mentions légales !
Il est en effet facile de laisser passer une erreur d’inattention ou d’oublier une information importante.
C’est particulièrement vrai dans le secteur du bâtiment, où les devis comportent souvent plusieurs dizaines de lignes d’ouvrage : les rédiger à la main serait donc beaucoup trop chronophage et le risque d’erreur beaucoup trop élevé.
En utilisant un logiciel de facturation, vous pourrez utiliser des modèles préremplis, qu’il vous suffira d’adapter à chacun de vos clients. Vous pourrez également remplir certaines informations à l’aide d’un simple copier-coller, ce qui limitera grandement les erreurs de copie.
Un gain de temps pour l’édition de vos devis et factures
Les professionnels du bâtiment, comme n’importe quel entrepreneur ou chef d’entreprise, ont souvent des journées bien remplies.
Il est donc essentiel de savoir optimiser son temps pour rester organisé et productif.
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité vous permettra donc de gagner du temps sur les tâches administratives, qui sont souvent chronophages.
Vous gagnerez un temps précieux chaque jour et pourrez alors vous recentrer sur le cœur de votre métier.
Comment choisir le bon logiciel de comptabilité pour le bâtiment ?
Vous êtes convaincu de l’utilité d’un logiciel de comptabilité pour votre entreprise ? Alors, il vous reste encore à trouver le bon logiciel, en fonction de votre situation. Et pour cela, il vous faut prendre en compte plusieurs critères.
Logiciel de gestion avancé ou logiciel de facturation ?
Afin de choisir le bon logiciel pour votre entreprise, vous devez prendre en compte vos besoins réels.
Si vous cherchez simplement à optimiser la réalisation de vos factures et devis, un simple logiciel de facturation sera largement suffisant.
Ils vous permettront notamment de rassembler tous vos documents au même endroit et d’automatiser la création de vos devis et factures. Certains logiciels offrent d’autres fonctionnalités, comme la transformation automatique des devis en facture ou la relance des clients par email.
Veillez à choisir un logiciel intégrant des bibliothèques d’ouvrage. Vous y trouverez des centaines d’ouvrages détaillés pour vous aider à réaliser vos devis et factures pour le bâtiment.
Un logiciel de gestion avancée vous permettra d’aller plus loin dans la gestion de votre entreprise.
Vous pourrez gérer l’ensemble de vos chantiers et ressources humaines, suivre le coût de vos différents projets et avoir une vision plus précise de votre chiffre d’affaires.
Prendre en compte votre outil de travail
Vous avez l’habitude de travailler sur Windows, sur Mac ? Ou peut-être sur votre téléphone ou tablette ? Alors il faudra en tenir compte au moment de choisir votre logiciel de facturation.
La grande majorité des logiciels sont comptables avec Windows. Dans le cas d’un Mac, vous pouvez utiliser un logiciel compatible avec les ordinateurs Apple ou installer une machine virtuelle pour utiliser Windows sur votre Mac.
Et si vous souhaitez être tranquille, vous pouvez toujours vous tourner vers les solutions 100% en ligne. Vous n’aurez aucun logiciel à installer, et pourrez vous rendre sur le site depuis n’importe quel ordinateur.
Concernant les tablettes et les smartphones, de nombreux logiciels proposent une application à télécharger directement sur votre appareil. Pratique si vous êtes souvent en déplacement !
Les abonnements et licences
Le prix des logiciels de facturation bâtiment est un facteur déterminant pour de nombreux professionnels.
La plupart proposent plusieurs formules, en fonction de vos besoins et de celle de votre entreprise. À vous de choisir celle qui vous convient le mieux.
En fonction des logiciels, vous aurez ensuite le choix entre un abonnement mensuel ou une licence à vie.
Si la licence est plus avantageuse à long terme, elle nécessite souvent de ressortir la carte bleue pour bénéficier des nouvelles mises à jour.
Avec un abonnement, en revanche, les mises à jour seront automatiques. Cette solution est idéale si vous ne souhaitez pas débourser plusieurs centaines d’euros dès le départ.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité ?
Les logiciels spécialisés dans le secteur du bâtiment présentent de nombreuses fonctionnalités qui vous seront utiles au quotidien. Certaines seront un peu plus spécifiques et serviront surtout aux entreprises ayant de gros besoins en matière de gestion administrative.
Voici les fonctionnalités indispensables que l’on retrouve sur la plupart des logiciels :
- édition automatisée de factures et devis personnalisés (comprenant les mentions légales obligatoires) ;
- conversion d’un devis en facture
- bibliothèques d’ouvrages (avec les prix détaillés ainsi qu’un calcul des marges) ;
- suivi du chiffre d’affaires ;
- exportation des données pour vous permettre de les fournir à votre expert-comptable.
Voici maintenant quelques exemples de fonctionnalités avancées :
- gestion des ressources humaines ;
- journal des ventes ;
- suivi des chantiers ;
- gestion des paiements (prix fournisseurs, sous-traitance, relances…).
Quels sont les différents types de logiciels de comptabilité existants ?
Comme nous l’avons vu, les logiciels de comptabilité possèdent de nombreuses fonctionnalités plus ou moins similaires. Mais on distingue également 2 grands types de logiciels : ceux à télécharger, et ceux qui sont accessibles en ligne (les SaaS).
Aucun des deux n’est meilleur que l’autre. Le choix dépendra en réalité de vos usages.
Si vous utilisez toujours le même ordinateur pour la gestion de votre entreprise, mieux vaut vous tourner vers un logiciel à télécharger. Vous pourrez ainsi conserver toutes vos données localement.
Si au contraire, vous êtes régulièrement en déplacement, les logiciels en ligne sauront vous satisfaire. Vous pourrez accéder à toutes vos données depuis n’importe où et sur tous vos appareils.
Veillez néanmoins à sécuriser votre compte en ligne à l’aide d’un mot de passe. Vous serez ainsi certain que vos données resteront confidentielles.
Est-il obligatoire d’avoir un logiciel de comptabilité dans le bâtiment ?
Maintenant que nous avons fait le tour des avantages du logiciel de comptabilité, il reste une question à élucider : est-il obligatoire d’utiliser ce type de logiciel ? La réponse est non.
Depuis 2018, il n’est plus obligatoire d’utiliser un tel logiciel, que vous soyez ou non dans le secteur du bâtiment. Cette obligation concerne uniquement les logiciels de caisse certifiés.
Est-ce pour autant que vous ne devez pas en utiliser ? Comme nous l’avons vu, les logiciels de comptabilité bâtiment possèdent de nombreux avantages dont vous auriez tort de vous priver.
Et si vous souhaitez tester leur fonctionnement sans payer tout de suite un abonnement, sachez que la plupart des logiciels proposent une offre d’essai gratuite : idéal pour vous faire votre propre opinion !
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